Traiter les processus de bout en bout pour réduire les ruptures entre les Achats, les Ventes, la Finance, les opérations et les systèmes d’information.
Les difficultés se situent souvent entre les équipes
Les processus Purchase-to-Pay et Order-to-Cash traversent plusieurs fonctions.
Une facture fournisseur peut dépendre d’une demande d’achat, d’une commande, d’une réception, d’un contrôle, d’une validation et d’un paiement.
Une facture client dépend de la qualité de la commande, de la livraison, des données contractuelles, de la facturation, du recouvrement et du lettrage.
Lorsque chaque équipe optimise uniquement sa propre activité, les ruptures se déplacent. Les exceptions augmentent, les délais s’allongent et les contrôles deviennent manuels.
Bazire Consulting analyse le flux complet afin d’agir sur les causes : règles de gestion, responsabilités, données, outils, contrôles et modes de collaboration.
Les signaux d’un processus à revoir
- Un nombre élevé de factures sans commande ou sans réception exploitable.
- Des validations tardives, des doublons, des rejets et des litiges récurrents.
- Des rapprochements et des ressaisies manuels entre les outils.
- Un manque de visibilité sur les factures bloquées et leur responsable.
- Des données clients, fournisseurs, commandes ou contrats insuffisamment fiables.
- Des retards de facturation, des litiges clients et des encaissements mal affectés.
- Des indicateurs différents selon la Finance, les Achats, l’administration des ventes et les opérations.
Notre démarche d’optimisation P2P et O2C
1. Observer le processus réel
Les ateliers, les données et les cas concrets permettent de reconstituer le fonctionnement réel, y compris les contournements et les fichiers parallèles.
La cartographie couvre les activités, les acteurs, les systèmes, les données, les contrôles, les délais et les cas d’exception.
2. Quantifier les irritants
Les volumes, les temps d’attente, les taux d’exception, les retours, les rejets, les litiges et les interventions manuelles sont analysés.
Cette mesure évite de lancer un projet fondé uniquement sur des perceptions. Elle aide à identifier et à prioriser les causes les plus coûteuses.
3. Définir le processus cible
La cible précise les règles, les rôles, les contrôles, les données et les outils nécessaires.
Elle simplifie le traitement nominal tout en organisant clairement les exceptions. Les possibilités d’automatisation sont évaluées après la clarification du processus.
4. Construire la feuille de route
Les actions sont organisées entre :
- les gains rapides ;
- les chantiers de fiabilisation des données ;
- les évolutions d’outils ;
- la conduite du changement ;
- les transformations structurantes.
Les bénéfices, les dépendances, les risques et les responsables sont associés à chaque lot.
5. Piloter la mise en œuvre
Bazire Consulting accompagne les spécifications, le paramétrage, les tests, les procédures, la formation et le suivi des résultats.
Les indicateurs permettent de vérifier que la cible produit effectivement les gains attendus.
Les indicateurs de performance possibles
Indicateurs Purchase-to-Pay
- Taux de commandes conformes.
- Part des factures couvertes par une commande.
- Taux de rapprochement automatique.
- Taux de traitement sans intervention manuelle.
- Délai moyen de validation.
- Délai moyen de paiement fournisseur.
- Volume et ancienneté des factures bloquées.
Indicateurs Order-to-Cash
- Délai entre la livraison et la facturation client.
- Taux de litige et délai moyen de résolution.
- DSO ou délai moyen de paiement des clients.
- Taux de lettrage automatique.
- Volume des encaissements non affectés.
- Coût et temps de traitement par transaction.
Les livrables possibles
- Cartographie des processus P2P et O2C existants, incluant les exceptions.
- Diagnostic des irritants, de leurs causes, des risques et des possibilités d’amélioration.
- Processus cibles et matrice des responsabilités.
- Référentiel des règles de gestion et des contrôles.
- Tableau de bord des indicateurs de performance.
- Backlog d’amélioration et feuille de route priorisée.
- Spécifications fonctionnelles.
- Stratégie de recette et scénarios de test.
- Plan de déploiement et de conduite du changement.
Des gains durables plutôt qu’une automatisation superficielle
L’automatisation est utile lorsque les règles, les données et les responsabilités sont stables.
Automatiser un processus mal défini peut accélérer les erreurs et rendre les exceptions plus difficiles à comprendre et à traiter.
La démarche proposée sécurise d’abord le fonctionnement, puis utilise les outils pour supprimer les tâches sans valeur ajoutée et renforcer la traçabilité.
Vos flux P2P ou O2C accumulent-ils délais, exceptions ou ressaisies ?
Identifions ensemble les causes prioritaires et les gains rapidement mobilisables.
Planifier un échange stratégique
Questions fréquentes sur les processus P2P et O2C
Que signifient P2P et O2C ?
P2P, ou Purchase-to-Pay, couvre le cycle allant de l’expression du besoin d’achat jusqu’au paiement du fournisseur.
O2C, ou Order-to-Cash, couvre le cycle allant de la commande du client jusqu’à l’encaissement et au lettrage.
Faut-il traiter P2P et O2C dans le même projet ?
Pas nécessairement. Ces deux processus peuvent être travaillés séparément.
Une gouvernance commune devient toutefois utile lorsque les données, l’ERP, la facturation électronique ou les équipes Finance sont partagés.
Quels gains peut-on rechercher ?
Les principaux gains concernent la réduction des délais et des exceptions, l’amélioration de la qualité des données, l’augmentation de l’automatisation, la visibilité sur les blocages et la sécurisation des contrôles.
La transformation peut également contribuer à améliorer le paiement des fournisseurs et à accélérer les encaissements clients.
La facturation électronique suffit-elle à optimiser ces processus ?
Non. La facturation électronique crée une occasion de revoir les flux, mais les gains dépendent également des commandes, des réceptions, des référentiels, des règles de validation, des litiges, des interfaces et des responsabilités.
Zones d’intervention
Bazire Consulting intervient en Centre-Val de Loire, en Île-de-France et partout en France.
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